Socius Community

[Oefening 8a] Casus: Afdelingsbegeleider Wim

Wim is afdelingsbegeleider. Hij is bezorgd om een afdelingsbestuur dat in zijn ogen verstard is: alles blijft bij het oude, niets kan veranderen: de manier van werken, het programma, de hoofdrolspelers in de groep – alles is als het ware gebetonneerd.

Hij krijgt in een gesprek met de voorzitter te horen dat er enkele nieuwe mensen uit de wijk geïnteresseerd zijn om deel te nemen aan het bestuur. Wim vreest dat de nieuwe mensen al heel snel tegen de verstarring zullen aanlopen en misschien dan ook wel weer snel uit de groep zullen stappen. Dat zou heel jammer zijn en een gemiste kans. Dat wil hij dus echt voorkomen. Maar hij twijfelt.

Moet hij vooraf zelf al met het bestuur gaan praten? Waarover dan? En wat wil hij dan bereiken? Hoe moet hij dat dan aanpakken? Of moet hij de nieuwe mensen eerst laten botsen met de verstarring en hen dan vanuit die probleemsituatie ondersteunen om nieuwe dynamiek in het bestuur op gang te krijgen?

Discussie: Geef aan welke keuze jij zou adviseren aan Wim en geef daarvoor ook argumenten. Reageer op elkaars keuzes en argumenten.
Post je bijdrage hieronder.

Groepspagina

12 Reacties op “[Oefening 8a] Casus: Afdelingsbegeleider Wim

  • Een moeilijke kwestie … die vermoedelijk voor een aantal collega’s wel herkenbaar is.

    Zoals door een aantal collega’s al werd aangegeven, zou ik – als Wim zijnde – starten met de voorzitter. Veel hangt voor mij af van de interpersoonlijke relatie tussen voorzitter en afdelingsbegeleider. Vanuit een verbindende houding kan Wim zijn vrees – al dan niet gegrond – eerlijk op tafel leggen. Zowel Wim als de voorzitter hebben er belang bij dat de groep goed blijft draaien en dit is onder andere mogelijk door de instroom van nieuwe leden. Door het eerlijk te benoemen kan er tussen de voorzitter en Wim een gesprek op gang komen waarin ze samen kunnen bekijken of de vrees gegrond is, en op welke manier ze ervoor kunnen zorgen dat de nieuwe leden ook alle kansen tot meedraaien en zich goed voelen krijgen. Ze kunnen samen beslissen of een gesprek met het voltallige bestuur vooraf aangewezen is, of er vooraf met de nieuwe leden naar verwachtingen wordt gepeild, of er een soort van meter- of peterschap wordt geïnstalleerd, …. Belangrijk hierbij is om vooraf niet te bepalen door Wim wat de uitkomst moet zijn. Het eigenaarschap moet in mijn ogen bij de groep blijven liggen en dat doe je onder andere door de voorzitter in zijn rol als voorzitter te laten. Hij is voor mij de hefboom om verstarring, verglijding, verzwijging en verbrokkeling in de ploeg tegen te gaan. Mocht Wim rechtstreeks naar het bestuur stappen riskeert hij de verstarring nog groter te maken als een soort van tegenreactie. Zegt hij niets, maakt hij zich voor mij ook schuldig aan verzwijgen (zoals iemand ook al aangaf). In de case kom je niet te weten of de voorzitter zelf oorzaak van verstarring is. Dat zou de zaken nog bemoeilijken, maar ook in dat geval start het voor mij met een eerlijk gesprek tussen Wim en zijn voorzitter.

    • Hier is al erg veel besproken waar ik me ook bij aansluit.
      Zoals al een paar keer aan bod kwam, is de introductie van nieuwe mensen ook een kans om ‘opnieuw’ in te zetten op de cirkel of evolutie die verschijningsvormen doormaken. Zoals Nele hier zegt is het in ieders belang dat de groep blijft draaien en dat er verbinding is. Dit betekend niet dat verschil niet kan bestaan. Het huidige bestuur moet zich ook erkend voelen en hun ‘anciënniteit’ benadrukken kan hierbij ondersteunend werken. Als meest mature leden zou ik hen ook aanspreken en vragen hoe zij nieuwkomers willen onthalen. Dit nieuwe proces maakt ook ruimte om verstarring tegen te gaan.

  • Ik zou Wim adviseren om toch in gesprek te gaan met het bestuur. Het doorbreken van de verstarring enkel en alleen overlaten aan de ‘nieuwkomers’ lijkt me geen gemakkelijke taak voor hen. Je gaat hen dan onmiddellijk vragen om zich te verzetten zonder dat er enige vorm is van verbinding. En de vraag is of de nieuwkomers niet eerder gaan zwijgen waardoor ze ofwel mee in het patroon geraken ofwel terug afhaken.
    Als Wim niet met het bestuur praat is dit volgens mij een gemiste kans. De vraag die KinderopvangInBrussel voorstelt lijkt me goed: geen wel-niet vraag maar een ja-dus vraag. Dat zet hen aan tot nadenken en kan het bestaande patroon eventueel doorbreken.

  • Het lijkt me noodzakelijk dat Wim éérst met het bestuur praat. De andere optie – afwachten, het laten botsen en met behulp van de nieuwe leden de groep veranderen – lijkt me om twee redenen uitgesloten:
    1) Wim zou op die manier een verborgen agenda hebben (verandering van de groep) waarvan de betrokkenen zelf niets weten.
    2) Op scherp gesteld: hij zou de nieuwe leden die van de problemen niets weten, als instrument gebruiken om het gewenste doel (verandering van de groep) te bereiken. Dat zou tegenover de nieuwe leden niet netjes zijn.

    Moeilijker lijkt me de vraag wát Wim met het bestuur moet bespreken. Het is lastig om het bestuur op zijn (gedeeltelijke) niet-functioneren aan te spreken. Zo’n negatieve benadering zou veel weerstand oproepen. Bovendien is Wim wel de afdelingsbegeleider, maar het is toch alleen zijn persoonlijke mening dat het bestuur niet goed werkt. Ik vind dat hij zijn mening niet zomaar aan de groep moet opleggen.

    Ik zou daarom de volgende aanpak voorstellen: Wim stelt aan het bestuur voor om eens tijd vrij te maken voor zelfreflectie en evaluatie. Hij biedt aan om dat proces te begeleiden. De komst van nieuwe leden – zou Wim kunnen redeneren – is een goede gelegenheid om even stil te staan bij de werkwijze van de groep en bij de vraag hoe nieuwe leden goed kunnen worden geintegreerd.

    Idealiter zou dat proces beginnen vóór de nieuwe leden komen, en daarna doorgaan. Op die manier kunnen ook de ervaringen van de nieuwe leden (hoe werden ze ontvangen? waar lopen ze tegenaan? ook: wat beleven ze als positief?) een rol spelen. – Uiteindelijk ligt het aan de groep zelf of zij kan en wil veranderen.

  • Volgens mij is het zinvol dat Wim op voorhand gaat praten met het afdelingsbestuur. Ik denk dat het interessant zou zijn dat Wim voorlegt aan het bestuur dat er nieuwe mensen interesse hebben om aan te sluiten en dat hij bevraagt hoe het bestuur deze nieuwe mensen wil verwelkomen. Hij kan eventueel de vraag stellen aan het bestuur welke meerwaarde zij zien in het aansluiten van nieuwe leden en vooral welke voordelen dit zou kunnen hebben voor de werking. Door de vraag zo te stellen, wordt niet in vraag gesteld OF er nieuwe leden mogen aansluiten. Een verstarde groep zou namelijk kunnen zeggen: “er moeten toch geen nieuwe leden aansluiten”. Door er geen wel-niet-vraag van te maken, en wel een ja-dus-vraag van te maken, stimuleer je mensen over de vraag na te denken.
    Ik vrees als je de nieuwe mensen laat aansluiten zonder hier op voorhand met het bestuur over te praten, dat deze nieuwe mensen meegenomen gaan worden in die verstarring. Er is een bepaalde verstarde homeostase ontstaan en een groep gaat er volgens mij naar streven die homeostase zo snel mogelijk te herstellen. Mogelijk haken er zo nieuwe mensen af of worden diegenen die wel blijven mee in die verstarring gezogen. Door op voorhand het gesprek al te hebben, geef je al een aanzet tot een openheid om verandering toe te laten.

  • Ik zou de groep niet op voorhand raadplegen, maar samen met de nieuwe leden een nieuw beleid uitstippelen. Of in ieder geval samen de procedures herzien.
    Om de vastgeroeste patronen te doorbreken kan misschien bij het verwelkomen van de nieuwe leden al een iets andere aanpak geïntroduceerd worden: bijvoorbeeld een gezamenlijke activiteit met als doel te verbinden, maar tegelijk ook de nieuwe wind te laten voelen.
    Het lijkt me cruciaal om iedereen zeker een rol toe te bedelen, zodat de vroegere ‘hoofdrolspelers’ zich erkend blijven voelen, en zodat ook al snel duidelijkheid gecreëerd wordt, en onrust vermeden. De andere leden zijn hopelijk inderdaad blij met de verandering zoals Veerle schrijft.
    Belangrijk is dat alle leden aangemoedigd wordt zich uit te spreken zodat oplossingsgericht kan gewerkt worden.

  • Ik zou inzetten om de nieuwe leden kennis te laten maken met de groep en op basis van hun inzichten (die ze misschien uit de verstarring halen) het gesprek aan te gaan. Zij zitten nog in de fase waar ze willen verbinden, dus zien mogelijk andere zaken.

  • Ik volg de meningen die hieronder geschreven zijn.
    Een toevoeging ivm winst bij verandering: door te vragen aan de huidige leden hoe ze het bestuur idealiter zien en vragen naar evaluatie zouden nieuwe inzichten kunnen verworven worden. Misschien zorgt de evaluatie dat de verstarring doorbreekt. Misschien kaarten ze zaken aan die de nieuwe leden ook nodig vinden om te veranderen. Op die manier zorg je ervoor dat beiden erkend worden (gezien beiden hun mening hebben mogen geven).

  • ik zou ook inzetten op beide. In eerste instantie kan ingezet worden op sensibilisering van het bestuur en de voorzitter rond de gevaren op lange termijn van de huidige manier van aanpak. In tweede instantie kunnen de nieuwe leden nieuwe perspectieven in de groep brengen die tot nieuwe inzichten leidt bij de oude garde. Indien het botst, kan dit toch na verloop van tijd een nieuwe dynamiek op gang brengen.

  • De afdelingsbegeleider is o.a. coach van het afdelingsbestuur en dan lijkt het me zinvol om transparant te zijn en zijn vragen en twijfels voor te leggen aan de voorzitter ( of aan het hele bestuur). Misschien heeft de voorzitter dit gesprek ‘nodig’ om het ‘mandaat’ te krijgen van de afdelingsbegeleider om de groep te helpen om uit de verstarring weg te evolueren.
    Eventueel kunnen ze dan samen brainstormen over een mogelijke aanpak: dat werkt al vast ‘verbindend’ en ‘verwezenlijkend’ in hun samenwerking.
    Als het bestuur hier gepast met het vermoeden van ‘verstarring’ wordt geconfronteerd is het zelfs mogelijk dat de ‘verdringing’ bij sommige leden wordt opengebroken en dat meerdere leden (opgelucht?) op de trein van verandering willen springen .

  • Beide opties zouden volgens mij mogelijk zijn en de combinatie van beide ideaal.

    VOORAF MET BESTUUR PRATEN? WAAROVER? WAT BEREIKEN? HOE AANPAKKEN?
    Aangezien het nogal vastgeroest is, ga ik ervan uit dat het bestuur al lang vast staat en een eigen dynamiek heeft ontwikkeld. Het PATROON van de groep is hier belemmerend.
    Ik zie hier blokkering en tot nu toe ook verdringing aangezien Wim duidelijk de problemen ziet, maar niet aankaart.
    Door in te zetten op verzetten: conflict zichtbaar maken aan het bestuur en duiden op het mogelijke gevaar dat nieuwe leden al snel zouden kunnen afhaken wanneer ze zich niet gehoord of gewaardeerd voelen.
    Of alvast aankondigen om aan de nieuwe, nog onwetende, garde te vragen om meteen input te geven en te bevragen hoe zij een ideaal bestuur zien, welke frisse ideeën zij hebben; hoe zij graag samenwerken, welke inhoud ze zouden gebruiken, hoe zij graag ideeën delen en feedback geven en ontvangen…

    Indien het bestuur dit moeilijk vind om te accepteren, zullen zij hiermee geconfronteerd worden wanneer de nieuwe garde uiteindelijk in de organisatie komt.
    Dan kan Wim: ‘LATEN BOTSEN EN VANUIT DIE PROBLEEMSITUATIE ONDERSTEUNEN OM NIEUWE DYNAMIEK IN HET BESTUUR OP GANG TE KRIJGEN.’
    Omdat het dan op voorhand al eens aangekaart is geweest, kan het bestuur met een andere bril kijken en signalen sneller opvangen. Moesten ze dit niet doen kan Wim wel als bemiddelaar optreden tussen het bestuur en de nieuwe leden.

Reageer

You must be logged in to post a comment.